Lisäksi yritykset, jotka noudattavat tiukasti asiakaspalvelusääntöjä, voivat panna ne helposti täytäntöön antamalla henkilöstölle asiakaspalvelukäsikirjoja.
Asiakirjojen ja kieltojen lisääminen asiakaspalvelukäsikirjaan on välttämätöntä, jotta asiakkaiden ja palveluhenkilöstön välinen suhde säilyy, puhumattakaan palveluhenkilöstön ja järjestelmänvalvojan välillä. Osa henkilöstön tekemistä virheistä johtuu ohjauksen ja koulutuksen puutteesta. Toiset soveltavat nykyiseen työhönsä sitä, mitä he ovat oppineet aikaisemmista työpaikoista, mikä voi olla sopimatonta. Asiakaspalvelukäsikirjat ovat suuri apu väärinkäsitysten ja oletusten estämisessä. Lisäksi yritykset, jotka noudattavat tiukasti asiakaspalvelusääntöjä, voivat panna ne helposti täytäntöön antamalla henkilöstölle asiakaspalvelukäsikirjoja.
Asiakaspalvelukäsikirja
Lue näytteet asiakaspalvelukäsikirjasta.
Jos osoitetaan kirjoittaa tai ainakin osallistumme luomiseen asiakkaan palvelun käsikirja, tässä on joitakin vihjeitä, jotka löydät hyödyllistä:
Lue näytteet asiakaspalvelukäsikirjasta. Esimerkkejä ovat hyvät opettajat. Älä unohda ottaa huomioon asettelua ja sisältöä. Huoltokäsikirjat ovat yleensä tylsiä. Ja sinun on tiedettävä, että ikävystyminen vaikuttaa yksilön oppimisprosessiin. Yritä mukauttaa joitain näytteitä, joiden mielestäsi voit kiinnittää lukijan kiinnostuksen häntä ymmärtämään sisällön helposti.
Tee karkea luonnos sisällön pitäisi olla. Huoltokäsikirjan sisällön tulisi sisältää tavoitteet, standardit, asiakkaiden tervehdys, oikea tapa myydä, tapa vastata tuotteisiin tai palveluihin liittyviin kysymyksiin sekä palautusten käsittely, kommenttien tai valitusten käsittely, vastaaminen tuote- tai palvelukyselyihin ja saada apua, kun henkilökunta ei pysty vastaamaan asiakkaan vaatimuksiin.
Hanki järjestelmänvalvojan hyväksyntä sisällölle ja asettelulle. Varmista, että keskustelet siitä, miltä käyttöoppaan pitäisi näyttää ja miltä sen sisältö on. Järjestelmänvalvoja voi tehdä syötteitä kokemusten perusteella. Lisäksi keskusteleminen järjestelmänvalvojan kanssa voi estää ongelmia ja komplikaatioita tulevaisuudessa.
Pyydä asianajajan neuvoja. Lakimiehet näkevät ja korjaavat helposti käsikirjan aukot. On parempi, että asianajaja tarkistaa ohjeet, säännöt ja standardit, erityisesti palautusten ja valitusten osalta, varmistaaksesi, että sinulla on oikea sanamuoto yrityksen suojaamiseksi mahdollisilta vastuilta.
Määritä, mitä sanoja tai lauseita henkilöstön ei pitäisi sanoa. Joissakin yrityksissä sanoja, jotka takaavat esimerkiksi "varmasti" tai "lupaan", ei pidä puhua asiakkaille, koska yritys ei välttämättä pysty noudattamaan henkilöstön vakuutusta.
Sisällytä käsikirjaan sanasto tai alaviitteet. On sanoja tai lauseita, jotka voivat olla liian muodollisia tai liian syviä, jotta henkilökunta ei ymmärtäisi niitä. Heidän on helppo ymmärtää sisältöä, jos on alaviitteitä lisäviitteitä ja selityksiä varten ja sanasto termien määritelmiä varten.
On parempi kirjoittaa selkeästi ja ytimekkäästi. Kun on kyse ohjeista, lukijat haluavat kertoa suoraviivaisesti ohjeet ja kiellot. Laita itsesi lukijan kenkiin. Ymmärrätkö mitä olet rakentanut? Jos et, harkitse työsi tarkistamista.
