Kuinka valmistella prosessikartta?

Prosessikartta on visuaalinen apuväline, joka näyttää kuinka prosessi tehdään. Prosessikartta on erinomainen työkalu monimutkaisen prosessin tai menettelyn hajottamiseksi selkeiksi visuaalisiksi vaiheiksi. Hajottamalla sen näet, kuinka järjestelmä virtaa toiseen, ja auttaa siten määrittämään, missä prosesseja virtaviivaistetaan ja miten organisaation muita alueita voidaan parantaa.

Prosessikartta vie tutkimusta

Prosessikartan kirjoittaminen vaatii tutkimusta, avointa mieltä ja kriittistä ajattelua. Näin valmistellaan prosessikartta.

1. Valitse kartoitettava prosessi. Esimerkiksi, jos yrityksesi on postimyyntiyritys, prosessikartta voi näyttää visuaalisesti kaikki vaiheet, jotka se tarvitsee yhden tilauksen käsittelyyn. Joten jos haluat nähdä toimitusprosessisi, aseta se prosessikartalle. Voit näyttää, mitä tapahtuu siitä hetkestä lähtien, kun asiakas soittaa palvelunumeroon ja tekee tilauksen, siihen asti, kun paketti saavuttaa kynnyksensä.
2. Määritä tavoitteesi. Olet päättänyt mihin menettelyyn haluat keskittyä. Nyt selvittää tarkalleen, mitä haluaisit tutkia tiettyä menettelyä. Haluatko esimerkiksi vähentää toimitusviiveitä ja lyhentää kääntöaikaa 5 päivästä kahteen? Vai haluatko leikata 20% menettelykuluistasi? Prosessikartta voi auttaa sinua löytämään aukkoja.
3. Kerää joukkue, joka auttaa sinua täyttämään prosessikartan yksityiskohdat. Edellisessä esimerkissä tarvitset jonkun, joka on perehtynyt puhelinkeskuksen prosessiin, varastomenettelyyn ja käytettävään jakelujärjestelmään.
4. Valmista materiaalisi. Tarvitset suuren kirjoitustilan, ehkä mustan taulun, suuren valkoisen taulun tai luonnospaperia. Käytä lyijykynät, pyyhekumit ja värikynät. Postitus tai tahmea paperi on myös hyödyllinen kartan eri osien peittämisessä ja uusien ideoiden kirjoittamisessa siihen.
5. Aloita jostakin kulmasta tai aivan ylhäältä tai alhaalta ja jatka. Teet vuokaavion, joten ole tietoinen käyttämästäsi tilasta. Aloita prosessin ensimmäisestä vaiheesta loppuun asti. Aloita onnistuneella tapahtumalla. Tee sitten sellainen, jota ei ole.
6. Nyt kun sinulla on perus, aloita lisäämällä prosessikarttaasi vaihtoehtoja. Jokaisessa vaiheessa kysy itseltäsi, mitä tapahtuu, jos tämä vaihe epäonnistuu, ja piirrä sitten erillinen viiva vaihtoehtoiselle menettelylle. Esimerkiksi yllä olevassa esimerkissä, kun tilaus annetaan varastolle, mitä tapahtuu, jos tuotetta on varastossa? Sitten sinun on kirjoitettava uusi vuokaavio kyseiselle skenaarialle, joka on sen skenaarion vieressä, jossa tilaus oli täysin valmis n toimitettu.
7. Ole yksityiskohtainen jokaisen prosessin kaikilla osa-alueilla. Tarkista prosessikarttasi, jos olet tehnyt virheitä tai jättänyt tekemättä joitain vaiheita.
8. Voit nyt käyttää tätä perusprosessikarttana ja laatia erilaisia skenaarioita. Kun olet tehnyt korjaukset, kirjoita uusi prosessikartta vaihtoehdoistasi ja keskustele siitä johdon kanssa.

Prosessikartta tarjoaa korvaamaton käsityksen yrityksen erilaisista menettelytavoista sen tehostamiseksi ja tuottavuuden parantamiseksi. Voi kestää useita karttoja, ennen kuin koko prosessi on valmis, mutta tietojen pitäisi osoittautua hyödyllisimmiksi.