Kuinka perustaa virtuaalinen puhelinvastaajajärjestelmä?
Hra. Artturi Heimola
• 3 min lukea
Virtuaalisessa puhelinvastaajajärjestelmässä vastaajajärjestelmän tarjoavan henkilön ei enää tarvitse ostaa, asentaa tai ylläpitää minkään tyyppisiä fyysisiä laitteita.
Virtuaalista vastauspalvelujärjestelmää perustettaessa voi olla hyödyllistä ottaa huomioon ero tämän ja perinteisen puhelinvastaajan välillä, joka löytyy edelleen useista toimistoista. Tavanomainen vastaaja järjestelmä käsittää useita puhelinlinjoja kytketty vaihteeseen, joka on sitten helmed jonka teleoperaattorin joka reitittää puhelut vastaavasti. Siinä tapauksessa, että puhelua ei voida ohjata, kytkintaulun valo ilmoittaa operaattorille ilmoittamaan hänelle, että kyseisessä alaliittymässä olevaa henkilöä ei enää ole käytettävissä. Vastaanotettuaan signaalin operaattori voi sitten ilmoittaa soittajalle, että henkilöä, jota hän yrittää tavoittaa, ei ole enää paikalla, ja voi yksinkertaisesti kysyä, onko jokin viesti, jonka soittaja haluaa välittää.
Virtuaalinen vastaajapalveluun järjestelmä toimii samalla periaatteella, mutta ei välttämättä samoin keinoin. Virtuaalisessa puhelinvastaajajärjestelmässä vastaajajärjestelmän tarjoavan henkilön ei enää tarvitse ostaa, asentaa tai ylläpitää minkään tyyppisiä fyysisiä laitteita. Palveluntarjoajalla ei todellakaan tarvitse olla edes keskusta, josta vastaajapalvelujärjestelmää voidaan käyttää - useita puhelinlinjoja ei tarvitse pitää, ja järjestelmä voi toimia edelleen myös sähkökatkoksen sattuessa.
Virtuaalinen puhelinvastaajajärjestelmä
Virtuaalivastaajapalvelu toimii samalla periaatteella, mutta ei välttämättä samoilla tavoilla.
Tarvitset kuitenkin inhimillisen elementin virtuaaliseen puhelinvastaajajärjestelmään, joten sinun on palkattava henkilöstö tähän. Mutta koska et enää tarvitse infrastruktuuria, kuten koneita, toimistotilaa tai puhelinlinjoja, virtuaalihenkilöstösi voi työskennellä mistä tahansa. Tämä kokoonpano on ihanteellinen niille, joiden elämäntapa tai mieltymykset sanovat heidän tarvitsevan työskennellä kotona. Tästä huolimatta tekniikka on tehnyt puhelinvastaajasta äärimmäisen yksinkertaisen - tarvitset vain useita asiakkaita ja henkilökuntaa, jotta virtuaalinen puhelinvastaajajärjestelmäsi saadaan toimimaan.
Järjestelmä on itse asiassa melko yksinkertainen. Asentamasi ohjelmisto jonottaa automaattisesti saapuvat puhelut, jotka järjestelmä vastaanottaa, ja ohjaa puhelun automaattisesti valitsemaasi ennalta määritettyyn numeroon tai jonoon. Tätä kutsutaan ACD: ksi tai automaattiseksi puhelun jakamiseksi, ja se on puheluiden reititys tiettyihin numeroihin tai työntekijöihin. Tässä asennuksessa ACD reitittää puhelut huolen perusteella, olipa kyse myynnistä, teknisestä tuesta, myynnin jälkeisestä tuesta tai asiakastukesta. Luettelo soittajatyypeistä voi jatkua jatkuvasti - sinun tarvitsee vain määritellä, minne ja kenelle näiden puheluiden tulisi mennä.
Voit määrittää virtuaalisen vastauspalvelun ottamalla yhteyttä useisiin palveluntarjoajiin, jotka ovat erikoistuneet tällaisiin asioihin. Tästä huolimatta voit tehdä joitain tutkimuksia Internetissä selvittääksesi, mitkä palveluntarjoajista pystyvät palvelemaan tarpeitasi. Haluat myös tarkastella, mitkä tarjoajat tarjoavat tukea, koska siitä voi tulla kriittinen tekijä palvelussa myöhemmin. Lopuksi ota huomioon numero, jonka palveluntarjoaja voi antaa - useimmat tarjoavat numeroita, joissa on 800 tai 888 etuliitteitä, joten jos tämä on sinulle sopivaa, voit haluta mennä eteenpäin ja antaa palvelulle laukaus.
