Kuinka organisoida ja seurata useita muuttuvia tehtäviä?

Työpaikat ovat yhä monimutkaisempia. Jos olet huolissasi työtehtävässäsi annettujen muuttuvien tehtävien joukosta, tarvitset nopean ja tehokkaan tavan seurata useita muuttuvia tehtäviä. Näin.

Kaavio. Yksi perustavoista käsitellä muuttuvia tehtäviä on luoda työtehtävätaulukko. Tehtävätaulukko voidaan luoda yksinkertaisella tekstinkäsittelyohjelmalla, kuten Microsoft Word, vaikka voit käyttää myös muita ohjelmia, kuten Microsoft Excel, joka luo sinulle laskentataulukoita. Luo ohjelmassa taulukko, jossa on useita sarakkeita päivämäärälle, tehtävän tyypille, tehtävän kuvaukselle ja milloin oletetaan suorittavan se. Voit lisätä muita sarakkeita, kuten sarakkeen materiaalille, jota tarvitset tehtävässä, tai ihmisille, joiden kanssa sinun on otettava yhteyttä tehtävän suorittamiseen.

Tulosta suuria eriä

Tulosta ja käytä. Kun kaavio on luotu, seuraava vaihe on tulostaa se. Voit tulostaa suuria kaavion eriä kerralla ja sijoittaa kaikki arkit kansioon tai leikekortille, jota voit kantaa mukanasi toimistossa. Käytä vain kirjoittamalla tehtävät, kuvaus ja täyttämällä muut taulukon yksityiskohdat. Varmista, että teet tämän jokaisessa tehtävässä, koska kaavio on tehokas vain, jos päivität kaavion.

Google-kalenteri. Toinen hyvä tapa järjestää tehtävänne on käyttää verkkokalenteria, kuten Google-kalenteria. Google-kalenteri on ilmainen verkkotyökalu, jonka avulla voit asettaa aikataulun. Yksi Google-kalenterin käytön ensisijaisista eduista verrattuna perinteisiin kalenteriin, jotka asetat työpöydällesi, on se, että Google-kalenterin avulla voit sijoittaa niin monta muistiinpanoa kuin haluat yhden päivän aikana - ilman, että paperitila loppuu.

Luo useita kalentereita

Rekisteröidy. Jos haluat käyttää Google-kalenteria, kirjaudu verkkosivustolle ja luo oma sähköpostiosoitteesi, joka toimii käyttäjätunnuksena. Voit sitten luoda useita kalentereita. Voit käyttää kalentereita valitsemalla päivämäärän, jonka haluat täyttää. Pieni ponnahdusikkuna ilmestyy. Voit ilmoittaa kellonajan lisäämällä sen muistiinpanon alkuun. Napsauta Enter, niin muistio tallennetaan. Voit myös tehdä tarkempia aikatauluja muokkaustoiminnon avulla.

Luodaan tehtäväluetteloa. Toinen merkittävä etu Google-kalenterissa on, että voit käyttää sitä tehtäväluetteloiden luomiseen. Siirry Asetukset-painikkeeseen ja lisää tehtäväluettelo kalenteriin. Huomaat, että käyttöliittymässä verkkosivun oikeaan yläkulmaan ilmestyy ruutu, jossa voit luetella muistiinpanosi. Voit merkitä muistiinpanot niiden valmistuttua.

Google-kalenterin käyttö. Voit myös avata Google-kalenterisi matkapuhelimilla, jotka sallivat Internet-selaamisen. Voit myös tallentaa kalenterit offline-tilaan, jotta voit mennä paikkoihin ilman Internet-yhteyttä ja silti kantaa kalenteriasi kalenterisi kanssa. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos sinulla on tabletteja, kuten iPad, tai jos sinulla on iPod touch.

Tehtävien järjestäminen on helppoa, kunhan sinulla on oikeat työkalut. Haluatko pysyä kynä- ja paperimenetelmässä tai kokeilla uudempia tekniikkaan perustuvia keinoja seurata tehtäviäsi, työn hallinta ja saaminen on mahdollista.