Kuinka olla hyvä projektiassistentti rakentamisessa?

Projektiassistenttien tehtävänä on koordinoida rakennusyrityksen hankkeita ja varmistaa, että kaikki rakennushankkeen toteuttamiseen tarvittavat tehtävät on suoritettu. Projektiassistentin rooli on lähinnä hallinnollinen. Näin voit olla hyvä projektiavustaja.

• Perehtyminen. Ensinnäkin, varmista, että tiedät kaikki yrityksen ja teollisuuden perusteet. Tämä sisältää tyypit sopimuksista, jotka yrityksesi yleensä tekee, tyypin sopimukset, jotka yleensä tehdään, urakoitsijat, jotka yleensä palkataan, ja jopa kieli, jota käytetään. Sinun on myös tiedettävä yrityksen perustiedot, kuten yrityksen filosofia, yrityksen tavoitteet ja yrityksen visio. Tämä auttaa sinua kalibroimaan ja kohdistamaan projektit yrityksen ja teollisuuden ihanteiden mukaan.
• Roolit. Seuraavaksi ymmärrä roolit, jotka jokaisella projektin toimijalla on. Esimerkiksi sinun tulisi tietää, mitä projektijohtaja tekee, mitä urakoitsijat tekevät, mitä alihankkijat käsittelevät jne. Muista, että projektiassistenttina koordinoi kaikki projektitiimin jäsenet yhdessä. Sinun on tiedettävä kunkin jäsenen roolit, jotta ryhmän ihmiset eivät häiritse toisiaan. Sinun on myös tiedettävä, mitkä tehtävät on delegoitu jokaiselle jäsenelle.
• Opi ohjelmistotyökalut. Koska työskentely projektiassistenttina on pohjimmiltaan toimistotyötä, sinun on tiedettävä perustyökalut, joita tarvitaan työskentelemäsi projektin tiedostojen ja asiakirjojen luomiseen. Ei vain sinun pitäisi tietää, miten käsitellä perusohjelmistotyökaluja, kuten Microsoft Word, Excel, PowerPoint jne., Mutta sinun tulisi tuntea myös erilaiset asiakirjalomakkeet. Säilytä kopiot myyntilaskuista, maksukuponkeista jne. Työskentele myös perustietokoneiden taitojen, kuten kirjoittamisen, parissa. Yleensä kirjoittamisen nopeuden on oltava vähintään 45 sanaa minuutissa.

  

• Viestintätaidot. Koska koordinoit projektitiimin eri jäseniä, viestintätaidot ovat välttämättömiä. Sinun pitäisi pystyä säilyttämään positiivinen ja optimistinen mieliala myös silloin, kun projekti on osoittautunut vaikeaksi. Sinun pitäisi pystyä ratkaisemaan ryhmän jäsenten väliset henkilökohtaiset ongelmat. Sinun pitäisi myös pystyä ylläpitämään hyviä työsuhteita kaikkien joukkueen jäsenten välillä.
• Ajanhallinta. Koska projektiassistentti on pohjimmiltaan valvontatehtävä, sinulla on oltava täydellinen ajanhallinta. Tämä on erittäin tärkeää, koska et hallitse vain omia aikataulujasi, mutta sinun on myös varmistettava, että projektilla itsellä on aikataulu loppuun ja että aikajanaa noudatetaan. Varmista, että pidät tarvittaessa päivityksiä ja tarkistuskokouksia varmistaaksesi, että projekti on valmis ajoissa.

Lopuksi opi priorisoimaan tehtävät, joista sinua veloitetaan. Kussakin projektissa on monia tehtäviä, mutta kaikki tehtävät eivät ole yhtä tärkeitä kuin muut. Sinun on tiedettävä, mitkä tehtävät on tehtävä ensin ja mitkä tehtävät voidaan siirtää myöhemmin.