Kuinka luoda henkilöstöosaston organisaatiokaavio?

Henkilöstö- tai henkilöstöosastot käyttävät yleensä organisaatiokaavioita virtaviivaistamaan yritystä ja työntekijöiden suorittamia tehtäviä. Organisaatiokaavion avulla on myös paljon helpompaa nähdä toiminnot, jotka yrityksen on suoritettava, ja mitkä ihmiset vastaavat näistä tehtävistä. Jos haluat luoda organisaatiokaavion yrityksellesi, toimi näin.

1. Hanki ohjelmisto. On paljon ohjelmistotuotteita, joita voit käyttää kaavion luomiseen. Yksi käyttökelpoisimmista sovelluksista on tekstinkäsittelyohjelma, kuten Microsoft Word, jossa on symboleja ja muotoja, joita voit käyttää kaavion luomiseen. Tämä on kuitenkin vaikeaa, koska sinun on järjestettävä muodot manuaalisesti. Helpompi vaihtoehto on käyttää Microsoft PowerPointia, johon on jo valmiiksi asennettu erilaisia kaaviomalleja. Sinun tarvitsee vain valita, mikä kaavion muoto ja muotoilu toimivat parhaiten yrityksellesi ja organisaatiorakenteellesi. Paras ohjelmisto kaavioiden tekemiseen on kuitenkin erikoissovellukset, kuten OrgPlus, joka on suunniteltu seuraamaan HR-tietoja.
2. Pidä se yksinkertaisena. Luotaessa organisaatiokaaviota monet ihmiset tuntevat olevansa pakotettuja lisäämään kaavioon mahdollisimman paljon tietoa. Parhaat kaaviot ovat kuitenkin virtaviivaisia ja helposti ymmärrettäviä. Keskity yrityksen asemiin. Sen sijaan, että lisäät tehtäviä ja annat myöhemmin tehtävien suorittaneiden työntekijöiden nimet, keskity yksinkertaisesti työntekijöihin ja lisää heidän tehtävänsä. Jotkut työntekijät tekevät tosiasiallisesti lisätehtäviä, joihin heidät tulisi hyvittää, kun taas jotkut tehtävät tehdään vain kausiluonteisesti, eikä niitä tarvitse sisällyttää organisaatiokaavioihin.

   

3. Rajoita tietosi. Perustiedot, kuten työntekijöiden henkilökohtaiset tiedot, toimenkuva ja henkilön palkka, voidaan sisällyttää organisaatiokaavioon, jotta kaaviota voidaan käyttää pikaviitteisiin. Tämän lisäksi sinun tulee välttää sellaisten henkilökohtaisten tietojen sisällyttämistä, kuten henkilön tausta tai kommentit, joita esimiehillä ja esimiehillä saattaa olla henkilöä kohtaan. Tämä on erityisen tärkeää, jos aiot näyttää organisaatiokaavion yrityksen toimistossa tai jos annat kopioita organisaatiokaaviosta suurelle joukolle ihmisiä.
4. Määritä kaavion kattavuus. Mieti myös, kuinka kattavan kaavion tulisi olla. Jos sinulla on yritys, jolla on sivuliike muilla alueilla, tai jos yritykselläsi on kansallinen pääkonttori, sinun on arvioitava, pitäisikö sinun lisätä kansalliset virkamiehet organisaatiokaavioon ja onko sinun sisällytettävä kaikki. Useimmissa tapauksissa suuret yritykset, joilla on useita sivukonttoreita, keskittyvät vain paikalliseen sivuliikkeeseen ja yksinkertaisesti sisällyttävät muutamia tärkeimpiä ylimmän virkamiehen listalle, kuten toimitusjohtaja, toimitusjohtaja, varapuheenjohtaja ja hallintoneuvosto.

Muista tarkistaa kaavio ennen sen tulostamista, varsinkin kun ihmiset voivat helposti loukata, jos heidän nimensä kirjoitetaan väärin tai jos heidän asemansa sekoittuvat.