Neuvottelupuhelutekniikka tekee usein mahdottomaksi äänen lähettämisen tai vastaanottamisen samanaikaisesti osapuolten välillä.
"Neuvottelupuhelu perhehuoneessa viidellä henkilöllä." Oletko koskaan lukenut tällaista sähköpostia ja kääntänyt silmiäsi peläten lukemattomia haittoja, jotka yhdessä liittyvät neuvottelupuheluihin? "Miksi me kutsumme sitä perhehuoneeksi, kun emme voi sietää toisiaan?" saatat ihmetellä. Toimistomaailmassa monet päivittäisistä turhautumisistamme, lemmikkieläinten kurkistuksistamme ja ristiriitaisista hetkistämme kiertävät viestinnän ympärillä. Jotta toimistostasi tulisi enemmän perheen kaltainen, sinun on noudatettava viestinnässä asianmukaista etikettiä, olipa tila sitten pikaviesti, sähköposti, puhelin- tai neuvottelupuhelu. Keskitymme toistaiseksi neuvottelupuheluun.
Kaiutinpuhelimien mykistyspainike on ystäväsi. Meillä kaikilla on myötätuntoa ihmistä kohtaan, jolla on huono nuha, mutta rehellisesti, keskustelut ärsyttävät, kun ne keskeytetään jatkuvasti aivastamalla, yskimällä ja nenää puhaltamalla. Valitettavasti emme ole luonnostaan äänettömiä olentoja, ja neuvottelupuhelun keskeyttäminen vaatii paljon vähemmän kuin yskä. Neuvottelupuhelutekniikka tekee usein mahdottomaksi äänen lähettämisen tai vastaanottamisen samanaikaisesti osapuolten välillä. Usein tapahtuu vuoropuhelua, joka katkeaa kokonaan aina, kun joku aivastelee tai tyhjentää kurkunsa.
Moniin neuvottelupuheluihin liittyy "informaatio" -osa, jossa yksi henkilö puhuu pitkään. Tänä aikana vastaanottopään tulee painaa mykistyspainiketta. Kun jonkun heistä on aika puhua, heidän on yksinkertaisesti painettava mykistyspainiketta vielä kerran.
Yskä ja aivastelu sopii. Jos sinulla on jokin edellä mainituista jaksoista, on parasta mykistää kuulokkeet (jos osallistut erikseen) tai poistua neuvotteluhuoneesta, kunnes kunto loppuu.
Osallistu neuvottelupuheluun rauhallisesta paikasta. Jos sinulla on ovi, sulje se puhelun aikana. Tästä etikettisäännöstä hyötyvät paitsi muut neuvottelupuhelun osallistujat, myös ympärilläsi olevat, jotka eivät halua kuulla osittaista tai koko keskustelua, johon he eivät osallistu.
Esittele osapuolet alussa. Puhelujohtajien tulisi esitellä kaikki osallistujat neuvottelupuhelun alussa.
Tarjoa lyhyt esittely itsestäsi, ennen kuin puhut neuvottelupuhelussa. Älä oleta, että olet tunnettu yksikkö, kun chimit, vaikka olisit esitelty puhelun alussa.
Jos olet tietokoneella, sijoita kuulokkeisiin. Yhä useampi neuvottelupuhelu tapahtuu tietokoneiden kautta. Valitettavasti tietokoneen mikrofonin ja kaiuttimen käyttö voi aiheuttaa kaikuja ja epäjohdonmukaisuutta. Hyvä kuuloke poistaa nuo esteet ja tarjoaa sujuvan kokouspuhelukokemuksen.
Anna laitteillesi koeajo ennen tärkeää neuvottelupuhelua. On paljon parempi huomata tekniset ongelmat ennen keskustelua kuin löytää ne tapahtuman aikana.
Toimistomaailmassa monet päivittäisistä turhautumisistamme, lemmikkieläinten kurkistuksistamme ja ristiriitaisista hetkistämme kiertävät viestinnän ympärillä.
Pysy kaukana matkapuhelimista. Vaikka matkapuhelimia voidaan käyttää neuvottelupuheluissa, niiden käyttö aiheuttaa usein staattisia ja kuulohäiriöitä. Jos sinulla on valinnanvaraa, älä käytä matkapuhelinta.
Kartoittaa puhelun esityslista. Jos johdat neuvottelupuhelua, sinun vastuullasi on suunnitella ja noudattaa esityslistaa. Kerro kaikille etukäteen, kuinka kauan he voivat odottaa neuvottelupuhelun kestävän. Noudata lupausta jakamalla aika huolellisesti asiaankuuluvien aiheiden välillä.
Ole ytimekäs. Kuten missä tahansa kokouksessa, tarpeettomasti pitkät puheet voivat saada yleisön hermostumaan, katsomaan pakottavasti kelloja ja ehkä nukahtaa (ja jos he painavat "mykistystä", et koskaan tiedä). Kunnioituksesta kaikkien aikaa (joka on aina niukkaa) omaksukaa lyhyyys.
Täsmällisyys. Vaikka et aio osallistua aktiivisesti neuvottelupuheluun, sinun on oltava ajoissa, jotta et keskeyttäisi keskustelua ripeästi. Ja täsmällisyys on vielä tärkeämpää neuvottelupuhelua johtavalle henkilölle. Jos olet kyseinen henkilö, sinun pitäisi saapua muutama minuutti ennen kaikkia muita; järjestäjänä asianmukainen etiketti määrää, että varmistat, että kaikki puolueesi osapuolet on otettu käyttöön ja olet valmistautunut puhelun alkamiseen.
Älä keskeytä. Konferenssipuhelussa jokainen meistä tuntee joskus painetta keskeyttää. Kun meillä on hyvä asia tehdä, mutta tunnemme keskustelun liukastuvan kohti muuta kohdennusta, päätämme joskus, että keskeyttäminen on ainoa tapa antaa pisteemme ilman, että se tuntuisi merkityksettömältä. Mutta kun keskeytämme toiset, emme toimi etiketin mukaisesti. Keskeytys voi tahattomasti välittää kunnioituksen puutetta missä tahansa keskustelussa, ja sitä tulisi välttää.
Oikean etiketin saavuttaminen
Muiden huomioiminen on perustaopas oikean etiketin saavuttamiseksi neuvottelupuhelussa. Kaikki haluavat tietää kuka puhuu milloin tahansa. Kaikki haluavat puhelun päättyvän ajoissa (tai niin toivomme). Me kaikki haluamme pystyä kuulemaan, mitä sanotaan, ja kuulemaan, kun puolestaan puhumme. Tee omasi edistääkseen ystävällisyyden ja kunnioituksen henkeä toimistossa, ja perhehuoneessa pidettäviä neuvottelupuheluja ei pelätä enää hetkessä.
