Jos yrityksesi vaatii tapaamisia asiakkaiden kanssa, toimistossasi on oltava yksityinen kokoushuone, vaikka se olisikin pieni.
Yrityksesi tulee olemaan yhtä tehokas kuin toimistosi. Jos vietit paljon aikaa ja vaivaa liiketoimintasuunnitelmaasi, sinun tulisi käyttää yhtä paljon aikaa toimiston järjestämiseen. Ajattele viimeksi, kun kävit jonkun toimistossa. Mitkä olivat ensimmäiset vaikutelmasi yrityksestä? Mahdollisuudet ovat hyvä ensivaikutelma hyvin valaistuista, siisteistä ja organisoiduista toimistoista, kun taas typerä, sotkuinen liike kannusti yritystä huonoon käsitykseen. Olipa kyseessä yksinkertainen yhden henkilön kotitoimisto tai monimutkainen bisnespaketti 50 työntekijälle, tapa, jolla organisoit toimiston, vaikuttaa kaikkiin liiketoimintasi osa-alueisiin ja siihen, miten työntekijät ja asiakkaat suhtautuvat yritykseesi. Näin voit järjestää toimiston tehokkaasti.
Järjestä työpöydät toimistosi asiakirjojen ja paperityön ympärille työn tehostamiseksi. Tämä estää hämmennystä työntekijöissäsi ja säästää paljon aikaa.
Tee tilaa yhteiselle toiminta-alueelle, jossa kaikki toimiston työntekijät voivat helposti tarjota päivittäisiä päivityksiä kaikille nähtäväksi. Se voi olla niin yksinkertaista kuin suuri valkoinen taulu taulukkotilausten pitämiseen tai ilmoitusten tekemiseen.
Maalaa toimiston seinät valkoisilla tai neutraaleilla sävyillä. Valitse niin paljon kuin mahdollista toimistotila, jolla on suuri luonnonvalon lähde. Et halua, että työntekijäsi tuntevat olevansa kuin työskentelevät laatikossa.
Tarjoa pieni, mutta puhdas ja toimiva keittiö, jossa työntekijät voivat tehdä kahvia ja tehdä pieniä välipaloja. Varmista, että siinä on pesuallas, kuivaushylly, jääkaappi tai vesiannostelija, mikroaaltouuni, paperipyyhkeet ja teline.
Ihannetapauksessa toimistorakennuksessa tulisi olla vartija, palo- ja murtohälytin sekä avaimen ohjausjärjestelmä.
Pidä vessasi hyvin valaistuina, puhtaina ja tuoksuvina.
Aseta toimistotarvikekaappi ja pidä se aina hyvin varustettuna. Tee inventaariarkki ja tarkista kaikki otetut tavarat, jotta voit tilata uusia tarvikkeita ennen kuin ne loppuvat.
Käytä korkealaatuisiin toimistolaitteisiin. Muista: yrityksesi kasvaa ja on kustannustehokkaampaa, jos laitteesi jättävät tilaa laajentumiselle. Investoi hyviin tietokoneisiin, laajennettavissa oleviin puhelinjärjestelmiin ja suojattuun Internet-yhteyteen.
Jos yrityksesi vaatii tapaamisia asiakkaiden kanssa, toimistossasi on oltava yksityinen kokoushuone, vaikka se olisikin pieni. Kokoustilan on oltava mukava, ja sen on estettävä asiakkaita näkemästä luottamuksellisia tietoja, kuten taulua, toimiston toiminta-alueella. Lisää kaiutinpuhelin ja pöytätietokone, jotta voit soittaa helposti tai käyttää suojattuja tietoja.
Varmista, että toimistosi sijaitsee fyysisesti turvallisessa paikassa. Ihannetapauksessa toimistorakennuksessa tulisi olla vartija, palo- ja murtohälytin sekä avaimen ohjausjärjestelmä.
Älä tee virhettä kohdellessasi toimistotilaa vain jälkikäteen. Jos yrityksesi suunnitellaan oikein, yrityksesi fyysisellä järjestelyllä on merkittävä vaikutus yrityksen johtamiseen ja se vaikuttaa työntekijöiden ja asiakkaiden käyttäytymiseen.
