Kuinka kirjoittaa yksinkertainen tiivistelmä?

Tiivistelmä on yritysasiakirjan ydin. Monet hyvät ehdotukset on hylätty huonosti kirjoitetun tiivistelmän vuoksi. Tehokas tiivistelmä täytyy olla erittäin hyvin kirjoitettu ja kiillotettu myynti 'pitch', joka varmistaa myönteinen päätös, lähettää sen luetaan.

Tiivistelmä

Kuinka varmistat, että tiivistelmäsi antaa yrityksesi ehdotukselle tai raportille hyvän tuen tai lukemisen, että se sieppaa sisällön menettämättä sielua? Seuraa näitä kohtia ja olet matkalla.

1. Kuka on yhteenvedon kohdeyleisö? Tavallisesti lukijoita on kolme tyyppiä: ne, jotka vain lukevat alun ja loppun eivätkä noudata teknisiä yksityiskohtia, toiset, jotka ovat kiinnostuneita kaikista yksityiskohdista, mukaan lukien liitteet ja viimeiset, jotka käyttävät sitä vain päätöksenteko. Yhteenvetosi on kehitettävä sen lukijaryhmä tai ryhmät huomioon ottaen.
2. Mikä on voimakkain lausuma, jonka yrität antaa? Tee tuo lausunto.
3. Yhteenvedossa on käsiteltävä kumpaakin näistä kahdesta - olemassa oleva ongelma, jonka etsit ratkaista, tai käytettävissä oleva mahdollisuus tai mahdollisuus, jota yrität hyödyntää.
4. Anna ongelman ratkaisu ytimekkäästi, mahdollisimman lyhyellä ja yksinkertaisella tavalla, miten tarjoat ratkaisun ja kenen ongelmaan puhut.
5. Määritä ja määrittele näkämäsi mahdollisuus ja tehottomuudet tai tappiot, joita yrität vähentää.
6. Esittele nyt lyhyesti, miksi näet itsesi parhaiten soveltuvaksi ongelman ratkaisemiseen tai hyödynnä mahdollisuutta parhaalla mahdollisella tavalla. Tämän on oltava positiivisessa mielessä, eli miksi sinulle parhaiten sopii tähän. Ei miksi muut eivät voi tehdä sitä kuten sinä.
7. Vakuuta uskottavuutesi viittaamalla aikaisempiin esityksiin tai viitteisiin.
8. Anna malli tai suunnitelma tavasta, jolla yrität lähestyä ongelmaa tai kuinka aiot käyttää tilaisuutta hyväksi. Korosta suunnitelmasi edut, sen tehokkuus, skaalautuvuus ja sopeutumiskyky ja milloin se tuottaa tuottoa.
9. Liitä perustiedot tiimiin, joka saavuttaa nämä menestykset. Ilmoita syyt, miksi ne soveltuvat parhaiten sen saavuttamiseen ja mahdollisimman pienellä jätteellä.
10. Pyydä tarvittavaa tukea johdolta (lukijaryhmältä), jota yrität toteuttaa ehdotetun suunnitelman. Tämä on ilmoitettava selvästi ja yksiselitteisesti. Jos tarvitset tukea vaiheittain, eli x miljoonaa dollaria tänä vuonna ja y miljoonaa miljoonaa ensi vuonna suunnitelman onnistumiseksi, ilmoita se selvästi nyt yhteenvedossa.
11. Jotkut kiellot kirjoitettaessa tiivistelmiä:

• Älä tee yhteenvetoa pitkästä.
• Pidä se yhdellä sivulla.
• Älä ole pitkiä monimutkaisia lauseita.
• Älä ylikuormita teknisiä yksityiskohtia.
• Pidä tämä ehdottoman välttämättömässä ja minimissä.
• Älä keskity tuotteeseesi tai itsellesi, vaan keskity sen saamiin etuihin ja hyötyviin ryhmiin.

Lopuksi, lue se itse ja katso, houkutteleeko se? Luovutatko asiakirjan vahvuudelle? Jos ei, tarkista ja muokkaa, kunnes olet itse tyytyväinen siihen. Oman tiivistelmä varmasti onnistuu tavoitteessaan kun olet tehnyt kaiken tämän.