Kuinka kirjoittaa RFP?

RFP (Request for Ehdotus) tai RFQ (Request for Quote) on asiakirja, jonka lähetti yritys, joka haluaa ostaa tuotteen tai palvelun toiselta yritykseltä. Useat yritykset tekevät tarjouksia työstä RFP: n seurauksena, mikä johtaa kilpailukykyiseen hinnoitteluun ostajan valittavaksi. On tärkeää täyttää RFP oikein, jotta ostaja harkitsee tarjousta eikä sitä heitetä epätarkkuuden tai puutteellisen toimituksen takia. Noudata näitä ohjeita varmistaaksesi, että kirjoitat RFP: n oikein.

Vaihe 1

Tee tutkimusta. RFP: n kirjoittamisen ensimmäinen vaihe on selvittää, mitä yrityksesi aikoo hakea muilta yrityksiltä tai palveluntarjoajilta. Määritä tarkalleen, mitä yrityksesi tarvitsee (eli leivän uuni, jonka kapasiteetti on 100 leipää), jotta työhön osallistuvat voivat tarjota tarkimman tarjouksen. Yrityksesi tarpeiden yliarvioiminen tuo suurempia tarjouksia tuotteista, jotka ylittävät tarpeesi ja budjettisi. Määrittämällä tarkalleen tarpeesi, voit antaa parhaat yksityiskohdat RFP: lle ja saada edullisimmat tarjoukset. (Ota tietysti huomioon mahdollinen laajentuminen tai tarpeidesi ennustettu kasvu, kun kirjoitat ehdotuspyyntöäsi.)

Vaihe 2

Varmista, ettet ole sekoittanut tarpeita toiveisiin. Päätä, ovatko kaikki kellot ja pillit tarpeen, kun kirjoitat RFP: tä tai RFQ: ta. Sinun olisi pitänyt jo määritellä tarkalleen, mitä tarvitset (eikä enempää), mutta on tärkeää, että katsot RFP: nsi varmistaaksesi, että se ei sisällä mitään, mitä voit tehdä ilman (haluaa). Jos haluat harkita vaihtoehtoja asioille, joita et halua välttämättä tarvita RFP: ssä, käytä sanoja kuten 'voi', 'voi' ja 'valinnainen' erottaaksesi tarvittavat kohteet RFP: ssäsi (määritettynä sanoilla) kuten "tulee", "tulee" ja "täytyy"). Tämä sanasto auttaa tarjoajia erottamaan mitä on tarpeen lainata ja mitä he voivat valinnaisesti lainata.(Muutaman valinnaisen pyynnön sisällyttäminen RFP: hen voi johtaa siihen, että urakoitsijat lähettävät useita tarjouksia tai vaihtoehtoja.)

Vaihe 3

Järjestä RFP ammattimaisesti. Tahansa kirjallista dokumentaatiota julkisesti saataville yrityksen, kuten RFP olisi ammattimaisesti kirjoitettu. Voit aloittaa pääpiirteillä, jos yrityksesi kirjoittaa vähän RFP: itä. Tai käytä mallia edellisestä luomastasi RFP: stä. Tarvitset osan kullekin seuraavista: johdanto, vaatimukset, valintaperusteet, aikataulut ja prosessi. Tietysti sinulla on todennäköisesti alaosioita kussakin näistä osioista ja haluat ehkä sisällyttää muita osioita. Kaikki vaihtelee sen mukaan, mihin tuotteeseen tai palveluun RFP on tarkoitettu. Jokaisessa osassa tulisi yleensä olla seuraavat tiedot:

Johdanto

• RFP: n tarkoitus
• Yhteenveto tärkeimmistä kohdista muista osioista
• SENTENCE kuten määräpäivää: "Tukikelpoiset tarjousten on oltava perillä yhtiömme viimeistään 16:00 Sunnuntaina, tammikuun 3 ^rd, 2009". (Lisää tarvittaessa aikavyöhyke.)
• Lause, joka sisältää sanat " Yrityksemme pyytää ehdotuksia _____".

Vaatimukset

• Mainitse tuotteen erityistarpeet (koko, kapasiteetti tai muut toiminnot)

Valintakriteeri

• Kerro tarjoajille, kuinka valitset voittajan (mainitsemalla, että päätös on yksinomaan yrityksesi tehtävä)
• Jos valitset, voit myös sisällyttää pisteytyskriteerisi siitä, miten kukin RFP pisteytetään

Aikataulut

• Kerro urakoitsijoille, milloin ehdotukset tai tarjoukset erääntyvät (varmista, että asetat kohtuullisen määräajan ottaen huomioon pyyntösi tarpeet, kuten tekniset piirustukset, hyväksynnät ja niin edelleen)
• Ilmoita tarjoajille, kuinka kauan yritykselläsi kestää kunkin tarjouksen arviointi, ja anna sitten arvioitu päivämäärä, jonka he voivat odottaa oppivan työn voittajan
• Sisällytä lause, jossa mainitaan toimitusajat, mikäli niiden RFP valitaan

Prosessi

• Kuvaile, kuinka koko prosessi toimii, RFP: n lähettämisestä aina voittaneen tarjoajan määrittämiseen ja kuinka pian työ on saatettava päätökseen

Kun olet kirjoittanut RFP: n tai ehdotuspyynnön onnistuneesti, on aika lähettää se potentiaalisille urakoitsijoille. Järjestä kaikki ammattiasiakirjaksi ja lähetä se kirjattuna kirjeenä, jos haluat. Etsi toimittajia ammattilistoilta tai työskentele aiempien urakoitsijoiden kanssa. Lähetä RFP ja saat tarjouksia, ennen kuin tiedät sen.