Työntekijöiden lukumäärästä riippuen, jos haluat tietää kuinka järjestää henkilöstölomat mahdollisimman hyväksi ja vähentää seisokkeja tai vaikutusta tuottavuuteen, on välttämätöntä selkeästi esittää tyypilliset vuotuiset työnkulun piikit, korkeat tuotantojaksot sekä myyntihuiput ja laskukaudet.
Huomaa työntekijöille yrityksen politiikan mukaisesti jaettujen lomien, sairauspäivien ja henkilökohtaisten päivien määrä. Näiden tietojen avulla on helpompaa edetä henkilöstön lomien varsinaisessa järjestämisessä. Organisaation painopisteen säilyttäminen on tärkein mekanismi vuosittaisten henkilöstövapaiden koordinoimiseksi.
Seuraavat vaiheet helpottavat tätä.
- Luo kalenteri, joka näyttää kaikki säännölliset työpäivät.
- Lisää tähän varjostetut alueet, jotka osoittavat tyypillisiä vuotuisia työnkulun piikkejä sekä tuotannon ja myynnin huippuja ja laskusuhteita. Muista käyttää selitystä varjostettujen alueiden selittämiseksi.
- Kalenteri herättää nyt selkeämmän kuvan siitä, milloin henkilöstön edullisimmat loma-ajat tapahtuvat vuodessa.
Vältä suuria aukkoja
Välttäkää suuria aukkoja henkilöstössä toimittamalla työntekijöille kopio tästä loma-kalenterista kunkin vuoden alussa. Tämä mahdollistaa 12 kuukauden jakson, jonka aikana työntekijät voivat suunnitella loma-aikataulunsa. Pyydä työntekijöitä täyttämään niin monta lomapäivää kuin mahdollista, jotta 2 viikkoa ennen suunniteltua loma-aikaa voidaan tehdä muutoksia kalentereihinsa. Jos on ristiriitoja, ne voidaan ratkaista vanhemmuudella tai "ensin tullutta palvellaan ensin" -menetelmällä, jos se vastaa yrityksen käytäntöjä.
Kun työntekijät suunnittelevat lomansa ennen kunkin vuosineljänneksen loppua, johdolle annetaan mahdollisuus täyttää aukot henkilöstössä etukäteen. Tämä lievittää myös ongelmia yksiköissä, joissa henkilöstö ja johto voivat olla rajoitettuja tai joissa tuotanto on raskasta. Suurimmalla osalla työntekijöillä on käsitys siitä, milloin he haluavat ottaa lomansa. Käytä tätä oppaana kannustaaksesi työntekijöitä "lunastamaan" lomapäivänsä niin pian kuin on kohtuullista. Kalenteri toimii myös työntekijän oppaana sille, milloin loma voidaan ottaa häiritsemättä työnkulkua tai tuotantoa.
Työntekijän loma-kalenterit
Työntekijän loma-kalenterit
Kun työntekijät ovat täyttäneet lomakalenterinsa, kopio on pidettävä henkilöstöosastossa viitteenä ja kopio on toimitettava työntekijälle. Työntekijän kopio voidaan päivittää, jos muutokset ovat tarpeen, ja päivitetty versio voidaan lähettää johdolle tai henkilöstölle hyväksyttäväksi. Henkilöstö- tai osastopäälliköiden tulisi myös saada kopioita ongelmien seuraamiseksi. Tämä kalenteri voidaan tarvittaessa siirtää seinäkokoiseen versioon. Henkilöstökalenterin käyttöönotto on yksinkertainen tapa järjestää henkilöstön lomat.
