Jos olet henkilö, joka järjestää aikataulut omille työntekijöillesi, tiedät, että se voi olla melko monimutkainen tehtävä, puhumattakaan, aikaa vievää. Jos kuitenkin käytät ohjelmistoa, joka automatisoi tehtäviäsi, se voi osoittautua vaivattomaksi tehtäväksi. Älä huoli; sinun ei tarvitse ostaa kalliita ohjelmistoja, jotka on erityisesti suunniteltu työntekijöiden työaikataulujen aikatauluttamiseen. Se on itse asiassa melko helppo tehdä Microsoft Excelillä. Oppimalla yksinkertaisesti sen perusominaisuuksien käyttämisen voit luoda tiedoston, jonka avulla voit luoda työntekijöiden aikataulut helposti ja tehokkaasti. Alla on joitain vinkkejä ja ohjeita aikataulujen luomiseen Microsoft Excelillä.
Aloita uusi tiedosto Excelissä. Käynnistä Excel-ohjelma kaksoisnapsauttamalla työpöydän Excel-kuvaketta. Napsauta työkalurivillä "Tiedosto" ja näet avattavan valikon. Napsauta tästä vaihtoehtoa, joka on merkitty nimellä "Tallenna nimellä". Tämän jälkeen tallennat tämän Excel-tiedoston tietokoneellesi. Varmista, että merkitset sen oikein, mikä helpottaa tiedostotyypin tunnistamista. Voit nyt löytää tiedostosi helposti. On parasta merkitä tiedosto päivämäärällä, jotta voit helposti viitata niihin tarvittaessa.
Järjestä rivit. Ensin on määritettävä, miten tiedot järjestetään. Määritä, mitkä tiedot tulisi osoittaa tietyille riveille ja sarakkeille. Kun olet tehnyt tämän, voit aloittaa rivien merkitsemisen, jotta et unohda, mitä tietoja sinne pitäisi lisätä. Tässä tapauksessa on suositeltavaa kirjoittaa ensimmäisiin riveihin viikonpäivät. Kirjoita ensimmäisen rivin kaikki viikonpäivät sunnuntaista lauantaihin. Parempaa ymmärtämistä varten sunnuntaina merkityn kentän tulisi olla solu B1, "maanantai" on C1, "tiistai" on D1 ja niin edelleen.
Alla on joitain vinkkejä ja ohjeita aikataulujen luomiseen Microsoft Excelillä.
Syötä tiedot sarakkeisiin. Siirry ensimmäiseen sarakkeeseen, jossa on merkintä "A", ja siirry soluun A2. Kirjoita ajanjakso, jonka haluat kattaa. Esimerkki tästä on klo 7.30--8.30. Sinun on päätettävä, haluatko tallentaa ajanjaksot tunti vai puolen tunnin välein. Täytä sarakkeet, kunnes olet täyttänyt koko työpäivän. Voit järjestellä asettelua mieltymystesi mukaan, mutta tekemällä näin varmistat, että tiedot tulevat siististi. Kun olet tehnyt tämän, voit nyt kirjoittaa niiden työntekijöiden nimet, jotka haluat jakaa ajoitettuihin ajanjaksoihin.
Tallenna tiedosto. Kun olet ottanut huomioon kaikki nimet heidän aikatauluissaan, sinulla on nyt täydellinen aikataulu työntekijöillesi. Varmista, että tallennat asiakirjan, jotta et menetä tekemääsi edistystä.
Voit tulostaa tämän aikataulun, kun olet valmis, jotta voit jakaa sen kaikille työntekijöillesi. Työntekijöiden aikataulujen järjestämisen kauneus Excelissä on se, että sitä on erittäin helppo muokata ja tarkistaa. Sinun tarvitsee vain tallentaa tiedosto eri versiona, ja sinulla on eri aikataulu niille.
