Kuinka usein olet joutunut selittämään asiakkaille, miksi et vain pysty tekemään aikataulua?
Valmistunut ajoissa! Kääre! 30! Jokaisen projektipäällikön unelma. Sinun ei tarvitse olla sotatarvikevalmistaja, jotta tiedät, että tätä ei usein tapahdu. Kuinka usein olet joutunut selittämään asiakkaille, miksi et vain pysty tekemään aikataulua? Useimmissa projekteissa on aivan liian monta muuttujaa hallittavaksi, joten oikea-aikainen valmistuminen on vain sumea unelma. Joka kerta, kun projekti käynnistyy, tämä on tavoite. Suorita projekti ajoissa asiakkaan tyydyttävällä tavalla. Se voi olla Everest kiivetä... mutta silti tehtävä tehtävä. Joten tässä on muutamia yksinkertaisia vaiheita, joilla työntät itsesi... ja projektin... ylös tälle vuorelle.
Vaihe 1
Aloita suunnitelmasta. Tämän on oltava realistista ja selkeät saavutettavissa olevat tavoitteet. Jos suunnitelma on jo olemassa ennen aloittamista, tarkista suunnitelma ja arvioi, pystytkö resurssienne perusteella toteuttamaan sen aikataulussa. Tarkista, onko määräaikojen puuttumisesta määrätty sopimusrangaistuksia. Se antaa sinulle joitain vipuja yrityksessä, jos asiat jumittuvat. Jos sinulla on lainkaan tietoteknisiä taitoja, hanki projektin suunnitteluohjelmisto. Tämä auttaa koko tiimiä näkemään, mitä tapahtuu ja mitä täytyy tapahtua. Huolellinen ja huomaavainen suunnittelu voi säästää ihoa.
Vaihe 2
Määritä tehtävät. Tunnista kaikki tehtävät, jotka on tehtävä työn suorittamiseksi, ryhmittele yhteen liittyvät tehtävät ja määritä kukin klusteri yhdelle henkilölle, joka on täysin vastuussa sen suorittamisesta. Määritä tehtävien suorittamiseen tarvittava aika. Laadi jokaisen henkilön kanssa toimeksianto, joka sisältää tehtävät ja suorittamiseen tarvittavan ajan. Varmista, että tehtävään osoitettu henkilö allekirjoittaa asiakirjan vahvistaakseen suostumuksensa.
Vaihe 3
Valmista aikataulu. Järjestä tehtävien ajoitus tietokoneen kaavioon, jos mahdollista, tai seinälle. Ilmoita mikä tehtävä on suoritettava ennen uuden aloittamista. Osoita aikataulun kriittiset kohdat ja selitä jokaisen sitoutuminen tämän toteuttamiseen. Varmista, että kaikilla tehtävänhaltijoilla on selkeä käsitys projektin kriittisestä polusta ja jokaisen yksilön panoksesta paitsi projektiin, myös muiden tehtävänhaltijoiden tehtävän suorittamiseen.
Vaihe 4
Suorita projekti ajoissa asiakkaan tyydyttävällä tavalla.
Rakenna löysää aikatauluun. Muistatko aikaisemmat projektisi? Tuleeko tsunami? Entä toimittajien lakko tai kuljetuskaaos talvella tai????? Riippumatta siitä kuinka paljon yrität, viivästyksiä ei voida ennakoida. Niin monet muut asiat voivat sattua vaikuttamaan tähän aikatauluun, joten varmista, että annat ainakin 25 prosenttia ylimääräistä aikaa tähän. Pidä mielessä Boeing 787.Dreamliner..... wow... jo 2 vuotta myöhässä?
Vaihe 5
Katso käytettävissä olevia resursseja. Varmista, että sinulla on mitä tarvitset ja että kaikki on varattu ja ajoitettu käyttöösi, ei ands and buts and ifs!!! Kaihtimet ovat tuskallisia! Jos joudut jakamaan resursseja muiden projektien kanssa, varmista, että arvioit tämän vaikutuksen projektiisi ja tarjoat tukea kielteisten vaikutusten lieventämiseksi.
Seuraa edistymistäsi säännöllisesti. Pidä valkoinen taulu, joka ilmoittaa kaikille edistymisestä. Korosta tulot valmiina. Juhli kriittisiä esteitä. Ota käyttöön, ota käyttöön, ota käyttöön! Kun kohtaat seinää, ajattele seuraavaksi parasta mitä voit tehdä. Suunnittele kokoukset asianmukaisesti raportointia ja kriittistä toimintaa varten. Ratkaise ja käsittele ongelmia juuri siellä, missä se tapahtuu. Kun jatkat projektin tekemistä toisensa jälkeen, aloita rakentamaan tiimejä henkilöistä, jotka voivat työskennellä hyvin keskenään. Näin saat varmasti valmiiksi projektisi aikataulussa.
Useimmissa projekteissa tulee aika, jolloin olet varma, että maailma loppuu, sinut erotetaan, tiimisi sytyttää toimiston tuleen ja perheesi menee kotiin anopin luokse. Älä paniikkia. Nyt kun osoitat todella johtajuuden rauhoittamalla joukkoja, keskittämällä energiaa ratkaisuihin ja rakentamalla luottamusta siihen, että kaikki voidaan pelastaa.
