Voit kirjoittaa menettelyt vaiheittain tai luettelomerkkeihin, jotta niiden lukeminen on helpompaa.
Menettelykäsikirja on asiakirja, joka kertoo, miten toiminto tehdään. Tämä opas on tärkeä yrityksissä ja eri työalueilla. Käsikirjaa kirjoitettaessa on otettava huomioon useita tekijöitä. Käsikirjan kirjoittaminen voi kuitenkin vaihdella selitettävän menettelyn mukaan. Tässä on muutamia vinkkejä ja ohjeita yleisen menettelyoppaan kirjoittamiseen.
Yleiskatsaus. Menettelyohje sisältää lukuja, joissa käsitellään eri alueita. Menettelykäsikirjaan tulisi sisällyttää käsikirjan versio ja viimeinen kerta, kun sitä tarkistettiin prosessin mukana olevan henkilöstön keskustelun aikana, menettelytapapolitiikka, vaiheittaiset ohjeet menettelyn tekemisestä, hyödyllisiä esimerkkejä ja esimerkkejä menettelyn selittämisestä tarvittaessa. Nämä ovat tekijöitä, jotka tekevät menettelyohjeestasi täydellisen.
Tavoitteet. Menettelyoppaan käyttöönottamiseksi sinun on selitettävä päätavoite. Tässä osassa sinun on selitettävä käyttöohjeen syy ja tavoite. Tämä voi olla työntekijöiden opastamista, suorituskyvyn parantamista jne.
Tutkimus. Menettelykäsikirjan tärkein osa on vaiheittaiset ohjeet, jotka selittävät kuinka tehtävä tehdään oikein. Tätä varten sinun on tehtävä laaja tutkimus, jotta saat oikeat vaiheet menettelyn suorittamisessa. Haluat ehkä haastatella tai tarkkailla jotakuta, jolla on tietoa tehtävän suorittamisesta. Näin voit varmistaa, että annat oikeat tiedot menettelyohjeesta.
Menettelyohje sisältää lukuja, joissa käsitellään eri alueita.
Oikea sanamuoto. Varmista, että kirjoitat menettelyt selkeästi ja ytimekkäästi, kun kirjoitat menettelyohjeita. Et halua antaa kappaleita, koska niitä on vaikea lukea. Voit kirjoittaa menettelyt vaiheittain tai luettelomerkkeihin, jotta niiden lukeminen on helpompaa. Kun olet kirjoittanut, lue toimenpiteet uudelleen uudelleen tarpeettomien sanojen ja esineiden poistamiseksi.
Anna käsikirjan hyväksyä. Käsikirjan kirjoittamisen jälkeen seuraava vaihe on antaa jonkun lukea ja hyväksyä se. Oikolukijalla tulisi olla tietoa ja taitoja menettelyssä, josta käsitellään käsikirjassa. Jos menettelyt on kirjoitettu selkeästi, sinulla ei pitäisi olla ongelmia. Saattaa olla joitain pieniä muutoksia, jotka on tehtävä. Jälkeenpäin voit jo koota käyttöoppaan.
Lisäsisältö. Voit lisätä oppaaseen sisältöä, joka auttaa lukijoita ymmärtämään käsikirjan paremmin. Sisällytä piirroksia, kuvia, kaavioita, esimerkkejä ja muita viitteitä, joista on hyötyä käsikirjassa.
Nämä ovat yksinkertaisia vinkkejä, joita voit käyttää, jos haluat kirjoittaa menettelyoppaan. Jos noudatat näitä vinkkejä huolellisesti, voit luoda käsikirjan, joka on helppo lukea ja ymmärtää. Kun kirjoitat, ota huomioon ihmiset, jotka lukevat ohjekirjaa. Anna heille lopullinen jäljennös menettelyohjeesta ja järjestä kokous, jossa keskustellaan sisällöstä, jotta kaikki päivittyvät muutoksiin ja jotta he voivat esittää kysymyksiä, joita heillä voi olla sisällöstä.
